Définitions
Information générale
Sous l’autorité de la doyenne ou du doyen de la faculté, le comité de programme appuie la directrice ou le directeur de programme dans l’exercice de ses fonctions. Présidé par la directrice ou le directeur de programme, le comité a la responsabilité du programme.
Dans une perspective d’amélioration continue, le comité s’assure de la qualité et de la pertinence du programme. À cet égard, il a la responsabilité d’apporter les changements jugés appropriés au programme, notamment quant à son organisation, son orientation, ses objectifs et ses méthodes pédagogiques.
À titre de présidente ou de président du comité, la directrice ou le directeur de programme doit s’assurer de la faisabilité de ces changements en consultant au besoin le Bureau de la qualité des programmes (BQP), le ou la responsable facultaire des études, les directions d’unités, le ou la responsable des stages et toute autre instance, à l’interne comme à l’externe, concernée par le programme.
Certains programmes sont soumis à l’agrément d’organismes externes. Le comité de programme doit tenir compte des exigences de ces organismes dans les changements qu’il souhaite apporter au programme, afin de maintenir la certification accordée au diplôme donnant accès à un ordre professionnel ou à un permis d’exercice.
De plus, les modifications doivent tenir compte du processus d’évaluation périodique (planification des évaluations, dossier d’auto-évaluation, plan d’action de la doyenne ou du doyen, etc.)
Le comité de programme doit également s’assurer que les décisions respectent les dispositions du Règlement des études, les orientations et les politiques en vigueur à l’Université ainsi que le calendrier des opérations.
Règlement des études
1.15, 1.17, 1.18, 1.24, 1.26, de 1.34 à 1.38
Information générale
La version officielle d'un programme publiée dans le répertoire des programmes de l'Université constitue le contrat d’études liant l’étudiante ou l'étudiant à l'Université.
Le contrat d'études précise les obligations réciproques des parties, notamment: les objectifs généraux et particuliers de formation; les conditions d'admission; le nombre de crédits à acquérir; les cours obligatoires; les exigences d’obtention du diplôme.
Le contrat entre en vigueur lorsque l’étudiante ou l'étudiant est inscrit à une première activité de son programme d’études. Puisque les étudiantes et les étudiants peuvent s’inscrire à la session d’automne dès le mois de mars, le contrat d’études (version de programme stable) commence à ce moment.
Puisque la date cible pour modifier un programme à l’automne est au début de février, on ne peut modifier substantiellement un programme après cette date. Le contrat d’études doit être respecté. Les versions officielles des programmes étant publiées, ces derniers ne peuvent plus être changés.
De plus, lorsqu’une étudiante ou un étudiant accepte une offre d’admission et s’inscrit à l’Université Laval, elle ou il s’engage à respecter tous les règlements et politiques en vigueur.
Information générale
Tous les programmes de grade (baccalauréat, maîtrise et doctorat) sont évalués aux 10 ans selon la procédure et les critères définis dans la Politique d’évaluation périodique des programmes de formation de l’Université Laval. Le BQP accompagne les directrices et les directeurs de programmes lors des différentes étapes de l’évaluation périodique.
Le dépôt au Conseil universitaire du rapport d’évaluation périodique et du plan d’action de la doyenne ou du doyen représente une étape importante. Il est à noter que le plan d’action peut mentionner des modifications à apporter au programme, mais que son dépôt au Conseil universitaire ne constitue pas une approbation. Tous les changements subséquents apportés à un programme doivent donc suivre les procédures habituelles de modification d’un programme.
Un programme, incluant son offre de cours, ne peut être modifié lorsqu’il est en cours d’évaluation périodique. Cela assure que chaque intervenante et intervenant impliqué dans le processus d’évaluation périodique évaluent la même offre de formation. Le principe de stabilité du programme doit être maintenu tout au long du processus d’évaluation, soit sur une période d’environ 2 ans.
Information supplémentaire
Information générale
Les publications officielles affichent la version actuelle d’un programme afin que les candidates et candidats puissent prendre connaissance des cours qui le constituent. Les étudiantes et les étudiants déjà admis doivent plutôt se référer à leur rapport de cheminement afin d’obtenir leur version de programme.
Note:
- Les modifications effectuées par le BQP dans la structure d’un programme ne seront pas présentes dans le rapport de cheminement si une personnalisation a déjà été faite dans un dossier étudiant.
Information supplémentaire
Information générale
Selon le Règlement des études, la reconnaissance d’acquis est une modalité permettant à une étudiante ou un étudiant inscrit d’obtenir, le cas échéant, la reconnaissance officielle de ce qu’elle ou il a retiré de formations diverses ou d’expériences variées avant ou pendant ses études dans son programme. Une étudiante ou un étudiant ne peut recevoir plus de la moitié des crédits de son programme sous la forme de reconnaissance d’acquis et, pour plusieurs programmes, la reconnaissance d’acquis maximale est inférieure à 50%.
Toutes les descriptions officielles de programmes incluent une rubrique intitulée Reconnaissance d’acquis maximale.
Pour les programmes de 1er cycle et les programmes courts aux cycle supérieurs (à l’exception des microprogrammes), le nombre de crédits affichés dans cette rubrique représente 50% du nombre total de crédits de cours pour le programme.
Cependant, pour les programmes de grade aux 2e et 3e cycles, le nombre de crédits affichés dans cette rubrique est toujours moins de 50 % du nombre de crédits total du programme. En effet, le calcul du nombre de crédits maximal pouvant être reconnus dans ces programmes doit être effectué différemment selon le type et la structure du programme.
Prenons l’exemple d’un doctorat qui comporte 72 crédits de recherche et 18 crédits d’activité de formation, dont 12 crédits de cours et 6 crédits pour l’examen de doctorat. La reconnaissance d’acquis maximale correspond à 50% des crédits de cours uniquement. La rubrique affichera donc 6 crédits, et non 9 crédits. En effet, certaines activités, soit l’examen de doctorat et les crédits associés à la thèse, doivent être exclues du calcul du nombre de crédits maximal pouvant être reconnus, car elles doivent être réalisées à l’Université Laval.
Lorsqu’un programme comprend plusieurs cheminements (majeures), le nombre de crédits maximal pouvant être reconnus correspond au nombre le plus élevé.
Le tableau ci-dessous présente des exemples de calculs pour la rubrique Reconnaissance d’acquis maximale.
Règlement des études
2.23, 2.24 et de 5.38 à 5.41
Information générale
Les programmes publiés et ouverts à l’admission à une session donnée sont regroupés dans des répertoires qui couvrent une année scolaire.
Vous pouvez consulter les versions antérieures des répertoires des programmes, de 1982 à aujourd’hui.
Chaque unité administrative de l’Université se voit attribuer un code numérique qui sert à plusieurs fins. Dans le cas des facultés, écoles et départements le code numérique sert autant à des fins budgétaires qu’à consigner des informations concernant la gestion des études dans Banner.
Vous pouvez consulter la liste des codes numériques des facultés et des unités dans le site du Service des finances dans l’Annexe du Manuel des règles financières de l’Université Laval à la section «Liste des éléments de la structure comptable».
Information générale
Plusieurs types de programmes sont offerts aux trois cycles d’études.
Au premier cycle:
- microprogramme
- certificat
- baccalauréat
- doctorat de premier cycle
Au deuxième cycle:
- microprogramme de deuxième cycle
- diplôme d’études supérieures spécialisées
- diplôme d’études postérieures au doctorat en médecine ou en médecine dentaire
- maîtrise (professionnelle ou recherche)
Au troisième cycle:
- microprogramme de troisième cycle
- diplôme professionnel de troisième cycle
- doctorat
Règlement des études
De 2.4 à 2.6 et section Définitions
Modifications
Information générale
Un bandeau informatif peut être affiché dans la description officielle d'un programme lorsqu'une modification importante y sera apportée, mais qu'il n'est pas possible de la publier tout de suite (augmentation du nombre de crédits, critères d'admission plus restrictifs, nombre de cours obligatoires augmenté, refonte complète du programme, etc.).
Le bandeau permet d'informer les candidates et les candidats qu'une modification sera apportée au programme dont ils consultent la description entre le moment où ils déposent leur demande d'admission et leur première inscription au programme.
Un bandeau est donc ajouté temporairement à la description officielle d'un programme et pour des raisons majeures, car idéalement, l'offre d'études doit être à jour pour les personnes qui déposent une demande d'admission.
Démarche et instances d'approbation
Le Bureau de la qualité des programmes, en collaboration avec la direction de la faculté responsable du programme, détermine s'il est nécessaire d'afficher un bandeau et si c'est le cas, quel en sera le contenu. Pour faire ajouter un bandeau, il n'est pas nécessaire de remplir un formulaire administratif.
Exemples de bandeaux déjà utilisés :
- À compter de [session], sous réserve d'approbation par le Conseil universitaire, les admissions à ce programme seront suspendues. Pour information, veuillez contacter [courriel].
- À compter de [session], la structure de ce programme sera entièrement revue. En acceptant l'offre d'admission de [session], vous consentez explicitement à votre affectation vers la nouvelle version du programme. Cette nouvelle version sera disponible dès son approbation par les instances concernées.
- PROGRAMME EN VOIE D'APPROBATION - Ouvert aux fins d'admission
Après avoir reçu un avis favorable du Conseil universitaire de l'Université Laval, ce programme est maintenant en attente de l'approbation du Bureau de coopération interuniversitaire et du ministère de l'enseignement supérieur.
Information générale
Le changement d’appellation d’un programme peut être demandé pour une discipline en émergence ou nouvellement offerte à l’Université ou pour répondre à l’évolution du domaine du savoir. Il ne peut être demandé pour des considérations administratives.
Il est à noter que notre système de gestion des études ne permet pas le changement d’appellation d'un programme existant. Il faut le fermer et en créer un nouveau. Le projet de changement d'appellation d'un programme devant être autorisé par le Conseil universitaire, il doit parvenir au BQP au moins 18 mois avant son entrée en vigueur.
Démarche et instances d’approbation
Pour un programme, le changement d’appellation nécessite l’approbation:
- du comité de programme
- du vice-décanat aux études responsable du programme (ou RFE)
- du BQP
- du conseil de la faculté
- du Conseil universitaire
Lorsque l’étape 4 est franchie, la doyenne ou le doyen de la faculté responsable du programme achemine une lettre au VREAE. Cette lettre précise la session d’entrée en vigueur du changement d’appellation et est accompagnée de la résolution du conseil de la faculté et de tout autre document d’information complémentaire. Le VREAE prépare le document requis pour le Conseil universitaire. Une fois le changement d’appellation approuvé par le Conseil universitaire, le BQP effectue le suivi nécessaire dans le système de gestion des études et aux publications officielles.
Pour un microprogramme, le changement d’appellation nécessite l’approbation:
- du comité de programme
- du vice-décanat aux études responsable du programme (ou RFE)
- du BQP
- du conseil de la faculté
Lorsque toutes les approbations sont obtenues, il importe de remplir le formulaire administratif et de préciser la session d’entrée en vigueur du changement. Le formulaire doit être accompagné de la résolution du conseil de la faculté et de tout autre document d’information complémentaire.
Information générale
Le changement d’appellation d’une concentration peut être demandé pour une discipline en émergence ou nouvellement offerte à l’Université ou pour répondre à l’évolution du domaine du savoir. Il ne peut être demandé pour des considérations administratives.
Il est à noter que notre système de gestion des études ne permet pas le changement d'appellation d'une concentration existante. Il faut la fermer et en créer une nouvelle. Un tel changement doit parvenir au BQP au moins 12 mois avant son entrée en vigueur puisqu'il a une incidence sur le cheminement des étudiantes et des étudiants.
Démarche et instances d’approbation
Le changement d’appellation d’une concentration nécessite l’approbation:
- du comité de programme
- du vice-décanat aux études responsable du programme (ou RFE)
- du BQP
- du conseil de la faculté
Information générale
La concentration est une spécialisation. Elle permet d’officialiser un cheminement qui offre à l’étudiante ou à l’étudiant un choix d’activités spécifiques sous un même thème lié à des exigences de délivrance de diplôme. Bien qu'il n'y ait pas de précision à ce sujet dans le Règlement des études, voici quelques bonnes pratiques.
La concentration devrait:
- avoir un minimum de 9 crédits pour que la mention sur le relevé de notes ait une signification;
- avoir des cours distincts dans chaque concentration pour éviter de la confusion pour les étudiantes et les étudiants;
- au baccalauréat, ne pas dépasser 18 crédits, car toutes les étudiantes et tous les étudiants inscrits à ce programme doivent en atteindre les objectifs, incluant les objectifs généraux, et ce, peu importe leur concentration. Une concentration étant une forme de spécialisation, si elle contient beaucoup de crédits, il devient difficile de s'assurer de l'atteinte de tous les objectifs par tous les étudiants du programme.
La concentration peut être optionnelle ou obligatoire. Elle n’apparaît pas sur le diplôme.
Démarche et instances d’approbation
L’ajout ou le retrait d’une concentration nécessite l’approbation:
- du comité de programme
- du vice-décanat aux études responsable du programme (ou RFE)
- du BQP
- du conseil de la faculté
Il est recommandé d’acheminer un tel changement au BQP au moins 12 mois avant son entrée en vigueur puisqu'il a une incidence sur le cheminement des étudiantes et des étudiants.
Règlement des études
Section Définitions: Concentration
Information générale
Toute modification aux conditions d’admission (grade et discipline, moyenne, autre scolarité antérieure, scolarité préparatoire, exigences linguistiques français/anglais, documents à présenter, autres compétences requises, critères de sélection, etc.) doit être annoncée au moins un an avant son entrée en vigueur pour les programmes réguliers et au moins deux ans avant son entrée en vigueur pour les programmes contingentés et à capacité d’accueil limitée. Cette modification doit notamment être annoncée dans les publications officielles, les sites Web facultaires et les documents promotionnels, incluant l’Info baccalauréats et l’Info cycles supérieurs.
Note:
- Les changements au contingentement et aux critères de sélection des programmes contingentés sont approuvés par le Conseil universitaire lors de la séance de juin, et ce, pour l’automne de l’année suivante. Les doyennes et les doyens reçoivent une lettre de la vice-rectrice ou du vice-recteur aux études et aux affaires étudiantes en février, leur demandant de transmettre les modifications souhaitées en avril accompagnées de la résolution de leur conseil facultaire. Le comité sur le contingentement et les critères de sélection analyse les demandes et propositions des facultés et dépose ses recommandations auprès de la vice-rectrice ou du vice-recteur aux études et aux affaires étudiantes. Le comité peut également jouer un rôle-conseil auprès des facultés.
Démarche et instances d’approbation
Les modifications aux conditions d’admission nécessitent l’approbation:
1. du comité de programme
2. du vice-décanat aux études responsable du programme (ou RFE)
3. du BQP
4. du conseil de la faculté
Lorsque toutes les approbations sont obtenues, il importe de remplir le formulaire administratif et de préciser la session d’entrée en vigueur du changement. Le formulaire doit être accompagné de la résolution du conseil de la faculté et de tout autre document d’information complémentaire.
Il est recommandé d’acheminer ce type de changement au BQP au moins 12 mois avant son entrée en vigueur puisqu'il a une incidence sur l’admission des candidates et des candidats.
Règlement des études
De 3.1 à 3.15
Information générale
Certains programmes (surtout aux 2e et 3e cycles avec recherche) identifient des conditions de poursuite des études spécifiques dans leurs descriptions officielles.
Démarche et instances d’approbation
Les modifications aux conditions de poursuite des études nécessitent l’approbation:
- du comité de programme
- du vice-décanat aux études responsable du programme (ou RFE)
- du BQP
- du conseil de la faculté
Lorsque toutes les approbations sont obtenues, il importe de remplir le formulaire administratif et de préciser la session d’entrée en vigueur du changement. Le formulaire doit être accompagné de la résolution du conseil de la faculté et de tout autre document d’information complémentaire.
Règlement des études
5.27 et 5.28
Information générale
Un programme est contingenté lorsque le nombre de demandes d’admission par les candidates et les candidats est supérieur au nombre de places disponibles. Le contingentement est déterminé en fonction:
- d’une limitation des ressources humaines ou matérielles requises ou des places de stage
- d’une politique gouvernementale (par exemple, le doctorat en médecine)
Un programme est considéré comme étant à capacité d’accueil limitée lorsque le nombre de demandes d'admission par les candidates et les candidats peut être supérieur au nombre de places disponibles. Cela est déterminé en fonction d’une limitation des ressources humaines ou matérielles requises ou des places de stage.
Le Conseil universitaire, à la séance de juin, approuve un document se rapportant au contingentement et à la capacité d’accueil limitée des programmes. Cette résolution fixe les contingentements, les capacités d’accueil limitées et les critères de sélection applicables à partir de la session d’automne de l’année suivante.
Le document contient, entre autres, ces types de modifications:
- programme à capacité d’accueil limitée qui devient un programme contingenté
- programme contingenté qui ne le sera plus
- nombre de places dans le contingent ou la capacité d’accueil limitée (pouvant être stable, à la hausse ou à la baisse)
- critères de sélection: outils, tests, entrevues, etc. (ajouts et/ou retraits)
- places réservées à des groupes spécifiques, à l’intérieur ou à l’extérieur du contingent
Démarche
Au printemps de chaque année, le VREAE envoie aux doyennes et aux doyens une lettre leur demandant de lui transmettre les informations concernant le contingentement, la capacité d’accueil limitée et les critères de sélection des programmes sous leur responsabilité. Les doyennes et les doyens donnent suite à la lettre en précisant si le statu quo est maintenu ou si des modifications sont demandées. Les nouvelles demandes sont analysées par un comité qui fait des recommandations à la Vice-rectrice aux études et aux affaires étudiantes afin de préparer une résolution pour le Conseil universitaire.
Une fois la résolution approuvée par le Conseil universitaire, le BQP modifie les descriptions de programmes aux fins de publication officielle dans le site de l’Université.
Information supplémentaire
Programmes à capacité d'accueil limitée
Section sur l’admission dans l’espace sécurisé du site Web du Bureau du registraire
Information générale
Dans tous les programmes, les candidates et les candidats doivent respecter une date limite pour déposer une demande d'admission.
L'application de la date limite est sous la responsabilité du Registraire.
Démarche
Pour modifier la date limite de dépôt d’une demande d’admission pour un programme régulier, un programme contingenté ou un programme à capacité d'accueil limitée, veuillez communiquer avec le BQP à bqp@bqp.ulaval.ca.
Information générale
Les exigences de délivrance d’un diplôme sont constituées de tous les éléments qui doivent être réussis ou terminés afin d’obtenir son diplôme (activités de formation, exigences linguistiques, stage, essai, mémoire, examen de doctorat, thèse, soutenance, etc.).
Démarche et instances d’approbation
Tout changement aux exigences de délivrance d’un diplôme (activités de formation, exigences linguistiques, etc.) doit recevoir l’approbation:
- du comité de programme
- du vice-décanat aux études responsable du programme (ou RFE)
- du BQP
- du conseil de la faculté
Lorsque toutes les approbations sont obtenues, il importe de remplir le formulaire administratif et de préciser la session d’entrée en vigueur du changement. Le formulaire doit être accompagné de la résolution du conseil de la faculté et de tout autre document d’information complémentaire.
Il est recommandé d’acheminer un tel changement au BQP au moins 12 mois avant son entrée en vigueur puisqu'il a une incidence sur le cheminement des étudiantes et des étudiants.
Règlement des études
De 5.38 à 5.41
Information générale
Des exigences linguistiques peuvent être demandées lors de l'admission ou pour la délivrance du diplôme. Une distinction peut être faite entre les candidates et les candidats francophones et non francophones, soient des personnes n'ayant pas fait leurs études primaires et secondaires en français.
Pour les exigences linguistiques demandées lors de l’admission, il est recommandé d’acheminer un changement au BQP au moins 12 mois avant son entrée en vigueur puisqu'il a une incidence sur l’admission des candidates et des candidats.
Démarche et instances d’approbation
Tout changement aux exigences linguistiques doit recevoir l’approbation:
- du comité de programme
- du vice-décanat aux études responsable du programme (ou RFE)
- du BQP
- du conseil de faculté
Lorsque toutes les approbations sont obtenues, il importe de remplir le formulaire administratif et de préciser la session d’entrée en vigueur du changement. Le formulaire doit être accompagné de la résolution du conseil de faculté et de tout autre document d’information complémentaire.
Règlement des études
2.11d) et 2.14
Information générale
Un grade correspond à un rang dans la hiérarchie des études supérieures: baccalauréat, maîtrise et doctorat. Par exemple, un baccalauréat ès arts (B.A.), un baccalauréat en administration des affaires (B.A.A.), une maîtrise ès sciences (M. Sc.), un doctorat un théologie pratique (D. Th. P.). À la demande d’un ordre professionnel ou pour refléter une évolution d’une discipline, il peut arriver qu’un grade doive être modifié.
Il est à noter que notre système de gestion des études ne permet pas de changer le grade d'un programme existant. Il faut le fermer et en créer un nouveau. Le projet de changement de grade d'un programme devant être autorisé par le Conseil universitaire, il doit parvenir au BQP au moins 18 mois avant son entrée en vigueur.
Démarche et instances d’approbation
Un changement de grade requiert l’approbation:
- du comité de programme
- du vice-décanat aux études responsable du programme (ou RFE)
- du BQP
- du conseil de la faculté
- du Conseil universitaire
Lorsque l’étape 4 est franchie, la doyenne ou le doyen de la faculté responsable du programme achemine une lettre au VREAE. Cette lettre précise la session d’entrée en vigueur du changement de grade et est accompagnée de la résolution du conseil facultaire et de tout autre document d’information complémentaire. Le VREAE prépare le document requis pour le Conseil universitaire. Une fois le changement de grade approuvé par le Conseil universitaire, le BQP effectue le suivi nécessaire dans le système de gestion des études et aux publications officielles.
Information générale
Une mineure permet de bonifier un programme: profils (développement durable, distinction, entrepreneurial, international et recherche), cotutelle, cheminement bidiplômant, programme en extension, passages direct et intégré.
La mention de la mineure apparaît sur le diplôme.
Démarche et instances d’approbation
L’ajout ou le retrait d’une mineure nécessite l’approbation:
- du comité de programme
- du vice-décanat aux études responsable du programme (ou RFE)
- du BQP
- du conseil de la faculté
Lorsque toutes les approbations sont obtenues, il importe de remplir le formulaire administratif et de préciser la session d’entrée en vigueur du changement. Le formulaire doit être accompagné de la résolution du conseil facultaire et de tout autre document d’information complémentaire.
Règlement des études
2.13 et section Définitions: Cheminement bidiplômant, Cotutelle, Passage direct, Passage intégré, Profil.
Information générale
Dans de rares cas, l’augmentation du nombre total des crédits d’un programme est nécessaire afin de répondre à l’évolution du domaine du savoir ou aux exigences d’un ordre professionnel.
Démarche et instances d’approbation
L’augmentation du nombre total des crédits d’un programme nécessite l’approbation:
- du comité de programme
- du vice-décanat aux études responsable du programme (ou RFE)
- du BQP
- du conseil de la faculté
- du ministère de l’Enseignement supérieur
- du Conseil universitaire
Lorsque l’étape 4 est franchie, la doyenne ou le doyen de la faculté responsable du programme achemine une lettre au VREAE. Cette lettre précise la session d’entrée en vigueur de l’augmentation du nombre de crédits et est accompagnée de la résolution du conseil facultaire et de tout autre document d’information complémentaire.
Avant l’adoption formelle au Conseil universitaire, le VREAE doit avoir préalablement obtenu l’assurance du financement supplémentaire du MES. Le VREAE est responsable d’enclencher le processus auprès du ministère.
Le BQP ajoute un bandeau à la description officielle pour informer les candidates et les candidats potentiels du changement à venir. La faculté doit faire de même sur son propre site Web.
Le bandeau peut être libellé comme suit: «À compter de [session prévue du changement], suivant l’approbation des instances concernées, le [nom du programme] comportera [XX] crédits. En acceptant l’offre d’admission à [session prévue du changement], la candidate ou le candidat reconnaît qu’elle ou il consent explicitement à son affectation vers la nouvelle version du programme.»
Après avoir obtenu l’accord du MES, le VREAE prépare le document requis pour le Conseil universitaire. Une fois l’augmentation du nombre de crédits approuvée par le Conseil universitaire, le BQP effectue le suivi nécessaire dans le système de gestion des études et aux publications officielles.
Le bandeau est retiré dès que le Conseil universitaire a approuvé la demande d’augmentation.
Information générale
Le cahier des nominations dresse la liste des personnes mandatées par l’Université pour occuper des postes de direction (y compris les directions de programmes) ou siéger aux différents conseils, commissions et comités de l’Université. Il contient:
- les membres de la direction;
- la composition des conseils, commissions et comités;
- le nom des personnes nommées pour y siéger;
- la durée de leur mandat.
Les nominations servent également:
- à mettre à jour les listes de diffusion (listServ) des directrices et des directeurs de programmes (aux trois cycles). Selon le cycle du programme, le BQP ou la FESP procède à la mise à jour de la listServ. À moins d’exception, aucune adresse générique n’est utilisée.
- à effectuer l’encadrement des étudiantes et des étudiants inscrits dans les maîtrises recherche et les doctorats. Cette liste permet à la FÉSP de réaliser les étapes associées à l’évaluation des mémoires et des thèses (autorisation du dépôt initial, composition du jury, évaluation, dépôt final).
- à permettre aux directrices et directeurs de programmes de premier cycle d’accéder au module « aide à la réussite » dans monPortail.
Démarche
Lors de la nomination d’une nouvelle directrice ou d’un nouveau directeur de programme, il est nécessaire de remplir:
- le formulaire du Bureau du secrétaire général (BSG)
- le formulaire SYAPRES
Il est préférable d’utiliser le navigateur Internet Explorer pour remplir le formulaire du BSG afin de permettre la saisie des dates de début et de fin de mandat (sous la forme AAAAMMJJ, sans tirets).
De plus, le formulaire du BSG contient une section « Commentaires ou directives ». À cet endroit, il est utile d’indiquer le code administratif de tous les programmes-majeures visés par le même changement (directrice ou directeur de programme ou personne-ressource).
Le formulaire SYAPRES sert à modifier l’information contenue dans les descriptions des programmes (le nom de la directrice ou du directeur de programme, le numéro de téléphone et l’adresse courriel d’information). Cette modification doit être faite pour chaque programme-majeure.
Au moins une personne par faculté a été identifiée comme responsable de cette mise à jour. Consulter la liste des personnes ayant les accès à SYAPRES.
Règlement des études
1.12 à 1.16
Information générale
Tout programme comporte des objectifs généraux et souvent des objectifs spécifiques. Ces derniers peuvent prendre la forme de connaissances à acquérir, de compétences à développer ou à atteindre ainsi que d’un profil de sortie.
Démarche et instances d’approbation
La modification des objectifs d’un programme requiert l’approbation:
- 1. du comité de programme
- du vice-décanat aux études responsable du programme (ou RFE)
- du BQP
- du conseil de la faculté
Lorsque toutes les approbations sont obtenues, il importe de remplir le formulaire administratif et de préciser la session d’entrée en vigueur du changement. Le formulaire doit être accompagné de la résolution du conseil de faculté et de tout autre document d’information complémentaire.
Règlement des études
2.11, 2.17, 2.19, 2.21, 2.22, de 2.26 à 2.28
Information générale
Le passage intégré permet à une étudiante ou à un étudiant de s’inscrire à des cours d’un cycle subséquent à celui qu’elle ou qu’il fréquente. Cette forme d’accélération des études permet aux personnes qui en démontrent la capacité de cheminer plus rapidement vers un cycle supérieur.
Avec le passage intégré, l’étudiante ou l’étudiant en cheminement dans son programme peut réaliser une scolarité d’un cycle plus avancé. Celle-ci sera récupérée par la suite si l’étudiante ou l’étudiant poursuit ses études à l’Université Laval dans le programme visé.
Deux types de passages existent: le passage intégré baccalauréat-maîtrise et le passage intégré maîtrise-doctorat.
Passage intégré baccalauréat-maîtrise
Caractéristiques:
- comporte de 3 à 12 ou 15 crédits (selon le programme)
- comprend des cours de niveau 6000 ou 7000
Qualifications de l’étudiante ou de l’étudiant:
- avoir la moyenne exigée par les directions de programme (selon l’entente établie)
- avoir acquis les deux tiers des crédits du baccalauréat
Mention:
- au relevé de notes
- au rapport de cheminement
Passage intégré maîtrise-doctorat
Caractéristiques:
- peut varier de 3 crédits à un maximum de crédits fixé par les directions de programme
- comprend des cours de niveau 8000
Qualifications de l’étudiante ou de l’étudiant:
- avoir la moyenne exigée par les directions de programme (selon l’entente établie)
Mention:
- au relevé de notes
- au rapport de cheminement
Note:
- L’étudiante ou l’étudiant qui effectue un passage intégré ne peut s’inscrire simultanément au programme de cycle supérieur visé.
Démarche et instances d’approbation
- Passage intégré baccalauréat-maîtrise – Guide
- Passage intégré baccalauréat-maîtrise – Entente
- Passage intégré maîtrise-doctorat - Guide
- Passage intégré maîtrise-doctorat – Entente
L’ajout ou le retrait d’un passage intégré requiert l’approbation:
- du comité de programme
- du vice-décanat aux études responsable du programme (ou RFE)
- du BQP
- du conseil de la faculté
Règlement des études
3.31, 3.49, 4.2, 4.18c) et section Définitions: Passage intégré
Information supplémentaire
Autorisation d'inscription au passage intégré (REG-365-IN)
Information générale
Le profil distinction s’adresse aux étudiantes et aux étudiants de 1er cycle se distinguant par d’excellents résultats scolaires et qui souhaitent suivre des cours de 2e cycle afin d’apprivoiser les études aux cycles supérieurs. Le cheminement conduisant aux cycles supérieurs se trouve ainsi accéléré.
Caractéristiques:
- comporte 12 crédits à réussir: de 0 à 6 crédits de 1er cycle et de 6 à 12 crédits de 2e cycle
- les cours de 1er cycle proviennent de la formation obligatoire ou à option disciplinaire (généralement des cours avancés de niveau 3000 ou 4000)
Qualifications de l’étudiante ou de l’étudiant:
- avoir une moyenne de programme égale ou supérieure à 3,67 sur 4,33 (certains programmes exigent une moyenne supérieure, selon l’entente établie)
- avoir acquis les deux tiers des crédits du programme de 1er cycle
Mention:
- au relevé de notes
- au rapport de cheminement
- sur le diplôme
Note:
- Les résultats des cours de 2e cycle ne contribuent pas au calcul de la moyenne de programme de 1er cycle, et les critères d’admission aux programmes de 2e cycle restent les mêmes.
Démarche et instances d’approbation
L’ajout ou le retrait d’un profil requiert l’approbation:
- du comité de programme
- du vice-décanat aux études responsable du programme (ou RFE)
- du BQP
- du conseil de la faculté
Le profil distinction comporte un passage intégré (voir Passage intégré: ententes et guides).
Règlement des études
2.13 et section Définitions: Profil
Information supplémentaire
Autorisation d'inscription au profil distinction (REG-360-IN)
Information générale
Le profil recherche permet d’acquérir des habiletés en recherche et en communication scientifique dans le domaine d’études du baccalauréat (ou du doctorat de premier cycle).
Caractéristiques:
- comporte 12 crédits de 1er cycle à réussir
- les cours portent sur l’initiation à la recherche et à la communication scientifique dans le domaine d’études du programme, et incluent des exercices de rédaction et un stage de recherche
- doit constituer une valeur ajoutée, donc comprend un minimum de 6 crédits de cours nouvellement créés pour la circonstance ou de cours pertinents ne faisant pas partie du programme
Qualifications de l’étudiante ou de l’étudiant:
- avoir acquis au moins 24 crédits dans le programme
- avoir une moyenne de programme égale ou supérieure à 2,67 sur 4,33
Mention:
- au relevé de notes
- au rapport de cheminement
- sur le diplôme
Démarche et instances d’approbation
L’ajout ou le retrait d’un profil requiert l’approbation:
- du comité de programme
- du vice-décanat aux études responsable du programme (ou RFE)
- du BQP
- du conseil de la faculté
Règlement des études
2.13 et section Définitions: Profil
Information supplémentaire
Information générale
Le répertoire des programmes dans les publications officielles contient de l'information officielle (BQP) et promotionnelle.
Le BQP est responsable de:
• la validation et de la conformité des données selon le Règlement des études
• l'analyse et la transposition des demandes
• la préparation complète des dossiers de transmission
• la gestion des répertoires de cours et de programmes
• l'édition et la révision linguistique des répertoires de cours et de programmes
• la saisie des données dans Banner
Note:
- La description officielle modifiée pour une session subséquente s'affiche seulement lorsque l’admission n’est plus possible pour la session antérieure. Par exemple, si un programme est ouvert en admission aux sessions d’automne 2020 et d’hiver 2021, les modifications apportées à la version d’automne 2021 ne seront affichées qu’à la mi-janvier 2021, après que l’admission à l’hiver 2021 soit fermée.
Démarche
Pour acheminer des changements aux programmes (structures et textes), veuillez suivre la procédure établie par le BQP.
Accédez à la vue administrative des programmes (assurez-vous que le VPN est actif).
Règlement des études
De 2.7 à 2.9
Information supplémentaire
Information générale
La scolarité complémentaire (SCCO) permet à une étudiante ou à un étudiant à la maîtrise recherche ou au doctorat de compléter sa formation par des activités qui, bien qu’elles ne figurent pas dans la liste des activités de son programme, sont considérées nécessaires à sa formation par la directrice ou le directeur de programme, sur recommandation de la directrice ou du directeur de recherche.
La scolarité préparatoire (SCPR) permet à une étudiante ou à un étudiant de satisfaire aux exigences qui lui sont signifiées pour avoir l’autorisation d’entreprendre ou de poursuivre ses études dans un programme.
Démarche
Lors de la création d’un programme, le BQP procède simultanément à la création du bloc SCPR (pour tous les types de programmes, sauf les microprogrammes) et du bloc SCCO (pour les maîtrises recherche et les doctorats).
La procédure et le formulaire pour ajouter une SCPR ou une SCCO au dossier d’une étudiante ou d’un étudiant sont disponibles sur le site sécurisé du Registraire
Procédure - Saisie de la scolarité préparatoire ou complémentaire
Formulaire - Scolarité préparatoire ou complémentaire
Règlement des études
1.20k), 1.28a), 3.14, 3.61c), 4.31, 5.10 et section Définitions: Scolarité complémentaire; Scolarité préparatoire
Information générale
La session d’admission est la session pour laquelle une candidate ou un candidat peut soumettre une demande d'admission. Tout programme comporte une ou des sessions d'admission qui ont été déterminées au moment de la création du programme. On peut demander de restreindre les sessions d’admission (par exemple n’admettre qu’à la session d’automne, parce que l’offre de cours ne permet pas de faire suffisamment de cours obligatoires à la session d’hiver) ou à l’inverse, on peut ouvrir l’admission à une session de plus car le nombre de candidatures et l’offre de cours permettent de compléter le programme dans le délai prévu, peu importe la session d’admission.
L'année universitaire se divise en 3 sessions (automne, hiver et été), et chacune dure habituellement 15 semaines.
Démarche et instances d’approbation
La modification des sessions d’admission nécessite l’approbation:
1. du comité de programme
2. du vice-décanat aux études responsable du programme (ou RFE)
3. du BQP
4. du conseil de la faculté
Lorsque toutes les approbations sont obtenues, il importe de remplir le formulaire administratif et de préciser la session d’entrée en vigueur du changement. Le formulaire doit être accompagné de la résolution du conseil facultaire et de tout autre document d’information complémentaire.
Règlement des études
3.20 et 3.21
Information générale
Tout programme comporte une structure où les crédits du programme sont répartis entre des composantes (cours obligatoires, cours à option, concentrations, mineures, crédits de recherche, etc.).
Démarche et instances d’approbation
Toute modification substantielle à la structure d'un programme, c’est-à-dire qui change la version de programme ou le contrat d’études (voir Version de programme et Contrat d’études), doit recevoir l'approbation:
- du comité de programme
- du vice-décanat aux études responsable du programme (ou RFE)
- du BQP
- du conseil de la faculté
Une modification légère doit recevoir l'approbation:
- du comité de programme
- du vice-décanat aux études responsable du programme (ou RFE)
- du BQP
Lorsque toutes les approbations sont obtenues, il importe de remplir le formulaire administratif et de préciser la session d’entrée en vigueur du changement. Le formulaire doit être accompagné de la résolution du conseil facultaire et de tout autre document d’information complémentaire.
Règlement des études
2.1, 2.2, 2.12, 2.13, 2.16, 2.23, 2.24 et section Définitions
Information générale
La suspension des admissions d’un programme n’équivaut pas à la suppression de celui-ci. En effet, il demeure toujours existant dans Banner. Il n’est toutefois plus affiché au répertoire des programmes et il n’est plus possible d’y soumettre une demande d’admission.
Un tel changement doit parvenir au BQP au moins 12 mois avant son entrée en vigueur puisqu'il a une incidence sur le cheminement des étudiantes et des étudiants.
Il faut également s’assurer qu’il n’y a aucune candidature pour ce programme à la session visée (à moins que des arrangements aient été pris au préalable).
Démarche et instances d’approbation
Pour un programme, la suspension des admissions nécessite l’approbation:
- du comité de programme
- du vice-décanat aux études responsable du programme (ou RFE)
- du BQP
- du conseil de la faculté
- du Conseil universitaire
Lorsque l’étape 4 est franchie, la doyenne ou le doyen de la faculté responsable du programme achemine une lettre au VREAE. Cette lettre précise la session d’entrée en vigueur de la suspension des admissions du programme et est accompagnée de la résolution du conseil facultaire et de tout autre document d’information complémentaire. Le VREAE prépare le document requis pour le Conseil universitaire. Une fois la suspension des admissions approuvée par le Conseil universitaire, le BQP effectue le suivi nécessaire dans le système de gestion des études et aux publications officielles.
Pour un microprogramme: la suspension des admissions nécessite l’approbation:
- du comité de programme
- du vice-décanat aux études responsable du programme (ou RFE)
- du BQP
- du conseil de la faculté
Lorsque toutes les approbations sont obtenues, il importe de remplir le formulaire administratif et de préciser la session d’entrée en vigueur de la suspension des admissions. Le formulaire doit être accompagné de la résolution du conseil facultaire et de tout autre document d’information complémentaire.
Information générale
La description officielle d’un programme peut être modifiée à l’occasion. Les diverses variantes sont désignées par une version de programme.
La version de programme qui prévaut lors de l’admission d’une étudiante ou d’un étudiant est consignée dans son dossier via le système de gestion des études Banner; cela permet de préserver ses droits aux activités prévues au programme pour toute la durée de ce dernier.
Les étudiantes et les étudiants nouvellement admis s’engagent dans une version de programme qui entre en vigueur à compter de la session à laquelle ils sont inscrits pour la première fois. Elles et ils doivent suivre cette version. Les personnes qui sont déjà en cours d’études doivent suivre la version qui prévalait au moment de leur admission. Elles peuvent cependant bénéficier de certaines modifications faites au programme, par exemple, l’ajout d’un profil d’études.
Démarche
Certaines modifications impliquent la création d’une nouvelle version de programme (voir Contrat d’études). Pour de plus amples renseignements, communiquez avec le BQP à bqp@bqp.ulaval.ca.